Konferens Stockholm

En nystart på verksamhetsåret. Det är nu verksamhetens resultat gås igenom och förväntningarna på kommande år läggs fram. Nu är det dags för att se framåt och synliggöra möjligheterna som företaget och dess personal strå inför. Det är nu som en lyckad kick-off sätter stämning och förutsättningar för det nya som väntas komma. En kick-off kan motivera och inspirera, en kick-off kan lägga ramarna för framtiden, en lyckad kick-off ger stora möjligheter och det är en sådan denna artikel ska handla om. Hur planerar man inför en kick-off och hur organiseras en lyckad kick-off?

Vissa av konferensanläggningarna i Stockholm har lång erfarenhet av möten och kick-off. Högberga Gård på Lidingö är en välkänd och efterfrågad plats för såväl kick-off som för konferens. Många företag kommer tillbaks till anläggningen och för bokning kan man besöka deras hemsida.

Steg för steg

För att göra det hela lite svårare måste erkännas att det inte finns ett recept för en lyckad kick-off som man bara kan följa punkt för punkt. En kick-off bör alltid utgå ifrån företaget och dess specifika sammansättning och behov. Vad som kan vara rätt för ett företag kan vara totalt misslyckat för ett annat. Allt beror på hur organisationen är utformad, hur pass väl medarbetarna känner sin ledning och varandra, vad företaget vill nå ut med till sina anställda, vilken åldersspridning det finns i företaget, vad för intressen personalen har, ja listan kan göras lång. För att sammanfatta så bör en kick-off planeras utifrån företaget och dess behov. Eftersom de behov man har, inte alltid är så lätta att känna till i förväg har vi ställt upp några punkter nedan som exempel.

• Lokal
• Mat – restaurang eller catering
• Transport
• Övernattning på hotell
• Hjälp med att planera aktiviteter

Vi kommer att börja med den översta punkten och gå igenom punkterna i tur och ordning. Den första punkten är givetvis viktig att ha med i planeringen inför en kick-off. Många företag väljer att hålla konferensen utanför kontoret eftersom att miljöombyte har visat sig ge positiva effekter för möten, presentationer och konferenser. I en ny miljö är det lättare att hitta energi och se på saker ur en ny synvinkel. När det kommer till lokaler så finns det ett stort utbud som passar både det lilla och det större företaget och det är viktigt att boka in en lokal som passar för just er. En kick-off börjar oftast i mötesrummet där ledningen presenterar resultat för tidigare och mål inför kommande verksamhetsår. Här delges personalen de eventuella förändringar som kommer att ske inom företaget och de får möjlighet att ställa frågor och komma med förslag på förbättringar. Den lokal man väljer inför sin kick-off bör därför vara anpassad till detta ändamål och en god atmosfär ger större förutsättningar för att nya idéer.

För tips inför er kick-off kan sidor som konferensplanering.nu underlätta något.

Konferensmat

Vid en kick-off är maten viktig och för att deltagarna ska kunna prestera bör man se till att det finns tilltugg och dryck under tiden mellan måltiderna. Inför er kick-off är det en god idé att beställa bord eller catering i förväg så att detta inte tar onödig tid från mötet och aktiviteterna. Väljer ni att hålla er kick-off på en konferensanläggning brukar det vanligtvis finnas en restaurang på plats och i annat fall kan ni be personalen ordna med catering, om ni inte vill ta hand om detta på egen hand. Se till att vatten och något tilltugg alltid står på bordet för att hålla deltagarna på topp.

Resväg

Väljer ni att hålla er kick-off i en annan stad än den ni bor i krävs det givetvis transport till den stad kick-offen ska hållas. Genom att beställa tåg, buss eller flygbiljetter i god tid ökar chansen till att ni får bra priser på era biljetter. Väl på plats kanske ni behöver ta er ut till den konferensanläggning ni valt att hålla er kick-off vid och om ni inte håller era aktiviteter på samma plats så är det viktigt att planera inför hur ni ska ta er fram och tillbaka. Lokaltrafik, taxi eller abonnerad buss är de alternativen som kan rekommenderas för dessa kortare sträckor. Man kan spara en hel del pengar på att hålla en kick-off på en konferensanläggning som tillhandahåller den service som man behöver och som erbjuder möjligheten att styra upp de aktiviteter man vill planera in.

Övernattning

Många väljer att hålla sin kick-off på annan ort än den man bor i och då finns det givetvis ett behov av övernattningsmöjligheter. Antingen kan man boka ett hotell för sällskapet eller så kan man kombinera konferenslokal och hotell i ett genom att välja en konferensanläggning. Det senare alternativet är givetvis smidigare och brukar även vara ett billigare alternativ än att konferera på ett ställe och bo på ett annat.

Det finns lika många aktiviteter att utföra som det finns idéer. Kommer ni inte på en passande aktivitet på egenhand så kan vi rekommendera er att höra efter med en kick-off planerare som i samtal med er kommer fram till en passande aktivitet som fungerar för ert företag och för er personal.

Det händer att folk inte kommer med på konferensen och det här kan ha lite olika skäl. För att få med så många som möjligt så är en bra start att ligga ute i god tid och planera i förväg. Det är viktigt att tänka på om konferensen ska hållas mitt i veckan eller över helgen. Dina gäster kanske är unga och vana vid mycket fritid eller så är det familjemänniskor med ansvar som inte kan komma bort från hemmet en längre tid. När man har med ensamstående föräldrar, handikappade eller bortresta så kan det vara svårt att hitta ett datum för en konferens då alla kan delta.

Hitta ett datum

Om du bestämmer datum på egen hand för konferensen kan det lätt hända att majoriteten tackar nej på grund av personliga skäl och du blir kvar med en handfull gäster och en tom konferenssal. Detta går att undvika om du planerar och lägger ner tid och omsorg på inbjudan. Till en start kan det vara en bra idé att kolla olika tidsperioder med personalen och inte ett specifikt datum. Du kanske hittar en vecka där de flesta kan delta och utifrån det bestämma dig för ett datum, alternativt ett reservdatum om det skulle krångla.

Inbjudan

Lägg ner omtanke på inbjudan. Den kan skickas hem eller delas ut på jobbet men helst inte via e-mail även om det är bra att komplettera med som back-up. Man behöver inte spendera mycket pengar på en inbjudan men det är värt att satsa på en intressant layout med färger och kanske någon bild, varför inte från förra årets superlyckade konferens?! Skriv in en o.s.a. (om svar anhålles) som ber mottagaren att ange om denne avser att komma eller inte så kan du lättare ordna en lista på deltagarna och på så sätt förenkla beställningar av lokaler, plats och mat efter antal.

Skapa intresse

En inbjudan kan bli tråkig om man endast sätter ut tid, plats och datum. Då kan det lätt bli så att personalen ignorerar inbjudan. De vill hellre stanna hemma med barnen eller festa med vännerna istället för att åka på en synbarligen tråkig konferens med människor de träffar varje dag. Få upp lusten genom att förklara vad som kommer hända på plats och vilken sorts av evenemang du planerat. Roliga aktiviteter som uppträdanden, en känd föreläsare, fest och kanske en överraskning eller två klingar annorlunda i örat och kan höja intresset. Få det att låta som en kul sak och inte ett ”måste” oavsett om det är obligatoriskt eller ej.

Transport

Jobbar alla på samma plats eller har du en mer utspridd personal? När det kommer till transport kan det vara påfrestande och kännas besvärligt för de inbjudna om det behöver ta sig till plats på egen hand. Anordna en minibuss för upphämtning eller bestäm en bekväm central plats där alla kan träffas och ge sig av tillsammans. Det är ju också en del av äventyret! Samåkning ger även en chans för personalen att integrera och socialisera utöver jobbinriktade ämnen. Se till att göra det så bekvämt som möjligt för de inbjudna så att det inte känns som en börda att delta.