Det händer att folk inte kommer med på konferensen och det här kan ha lite olika skäl. För att få med så många som möjligt så är en bra start att ligga ute i god tid och planera i förväg. Det är viktigt att tänka på om konferensen ska hållas mitt i veckan eller över helgen. Dina gäster kanske är unga och vana vid mycket fritid eller så är det familjemänniskor med ansvar som inte kan komma bort från hemmet en längre tid. När man har med ensamstående föräldrar, handikappade eller bortresta så kan det vara svårt att hitta ett datum för en konferens då alla kan delta.

Hitta ett datum

Om du bestämmer datum på egen hand för konferensen kan det lätt hända att majoriteten tackar nej på grund av personliga skäl och du blir kvar med en handfull gäster och en tom konferenssal. Detta går att undvika om du planerar och lägger ner tid och omsorg på inbjudan. Till en start kan det vara en bra idé att kolla olika tidsperioder med personalen och inte ett specifikt datum. Du kanske hittar en vecka där de flesta kan delta och utifrån det bestämma dig för ett datum, alternativt ett reservdatum om det skulle krångla.

Inbjudan

Lägg ner omtanke på inbjudan. Den kan skickas hem eller delas ut på jobbet men helst inte via e-mail även om det är bra att komplettera med som back-up. Man behöver inte spendera mycket pengar på en inbjudan men det är värt att satsa på en intressant layout med färger och kanske någon bild, varför inte från förra årets superlyckade konferens?! Skriv in en o.s.a. (om svar anhålles) som ber mottagaren att ange om denne avser att komma eller inte så kan du lättare ordna en lista på deltagarna och på så sätt förenkla beställningar av lokaler, plats och mat efter antal.

Skapa intresse

En inbjudan kan bli tråkig om man endast sätter ut tid, plats och datum. Då kan det lätt bli så att personalen ignorerar inbjudan. De vill hellre stanna hemma med barnen eller festa med vännerna istället för att åka på en synbarligen tråkig konferens med människor de träffar varje dag. Få upp lusten genom att förklara vad som kommer hända på plats och vilken sorts av evenemang du planerat. Roliga aktiviteter som uppträdanden, en känd föreläsare, fest och kanske en överraskning eller två klingar annorlunda i örat och kan höja intresset. Få det att låta som en kul sak och inte ett ”måste” oavsett om det är obligatoriskt eller ej.

Transport

Jobbar alla på samma plats eller har du en mer utspridd personal? När det kommer till transport kan det vara påfrestande och kännas besvärligt för de inbjudna om det behöver ta sig till plats på egen hand. Anordna en minibuss för upphämtning eller bestäm en bekväm central plats där alla kan träffas och ge sig av tillsammans. Det är ju också en del av äventyret! Samåkning ger även en chans för personalen att integrera och socialisera utöver jobbinriktade ämnen. Se till att göra det så bekvämt som möjligt för de inbjudna så att det inte känns som en börda att delta.

Hur får man med alla på konferensen?